Privalia IT

1. Préambule - Gérer votre flux Privalia sur Lengow

Ce guide indique comment configurer et gérer au quotidien votre flux Privalia. Avant de vous lancer dans le paramétrage de votre flux Privalia, prenez connaissance de ces recommandations.

Privalia est une marketplace outlet, seuls les produits qui ont une promotion d'au moins 30% seront publiés.

Voici les étapes pour publier vos produits et pour récupérer vos commandes Privalia :

  • Contacter la marketplace Privalia pour savoir si vous êtes éligible et autorisé à publier vos produits sur leur site
  • Créer votre boutique vendeur sur Mirakl (cette étape est indispensable pour la diffusion de vos produits)
  • Demander au support client Lengow la création du flux correspondant au pays Privalia choisi
  • Paramétrer les options de votre flux (Fréquence d'indexation, alerte…)
  • Réaliser le "Matching Champs" pour faire correspondre les données de votre flux source à la structure de Privalia
  • Modifier les valeurs de votre flux source à l'aide de "Règles Automatiques" ou/et "Rechercher-Remplacer" pour les adapter aux attentes du diffuseur
  • Compléter le "Mapping des Catégories" pour faire correspondre vos catégories à celles de Privalia
  • Réaliser une segmentation des produits que vous ne souhaitez pas diffuser sur Privalia
  • Prévenir votre chargé de compte Privalia que vous êtes prêt
  • Renseigner vos identifiants API pour lancer la diffusion de vos produits
  • Gérer vos commandes

Toutes ces actions sont détaillées ci-dessous.

2. Ouvrir votre flux Privalia dans Lengow

Au 18/05/2016, Privalia est uniquement disponible en Espagne et en Italie. Le Brésil et le Mexique sont à venir. Rapprochez-vous de votre chargé de compte Privalia pour connaître les dates de sortie des différents pays.

Demandez la création d'un nouveau flux dans Lengow.

Recherchez l'intitulé "Privalia" et sélectionnez le pays qui vous convient.

Ou recherchez-le dans la rubrique "Marketplaces", drapeau espagnol ou italien, puis choisissez le flux Privalia ("Privalia Mirakl" pour l'Espagne et "Privalia IT" pour l'Italie).

Voyons maintenant comment paramétrer votre flux.

3. Configurer votre flux Privalia

Privalia demande aux vendeurs d’indiquer des valeurs spécifiques pour référencer les produits sur leur place de marché. Vous devez donc adapter les valeurs de votre flux source sur Lengow.

3.1 Réaliser une segmentation

Avant de commencer l'adaptation de vos valeurs, commencez par réaliser une segmentation pour ne pas envoyer à Privalia :

  • Les produits que vous ne souhaitez pas vendre sur cette place de marché.
  • Les produits de votre flux qui ne correspondent pas à la typologie de produits attendue par Privalia.
  • Les "produits parents" si votre flux source en contient.

3.2 Réaliser le "Matching des Champs"

Privalia demande une structure de flux particulière pour quelques champs clés.

Pour procéder au "Matching des Champs", rendez-vous sur la page "Gestion du flux" > "Matching Champs" :

Vérifiez le "Matching des Champs" et complétez les informations manquantes. Lisez attentivement la définition des champs, vous y retrouverez :

  • Le nom du champ.
  • La définition du champ.
  • Un exemple s'il existe.
  • Le caractère obligatoire ou optionnel de ce champ. Un champ "obligatoire" devra être renseigné par une valeur pour que le produit soit créé ou mis à jour.
  • Le caractère libre ou imposé des valeurs attendues. Si des valeurs sont imposées, vous retrouverez le message suivant "Des valeurs sont imposées pour ce champ (liste disponible dans notre guide diffuseur)". Vous retrouverez la liste des valeurs obligatoires ici (un fichier pour chaque pays). (Voir ici comment bien lire ce fichier). Si vous utilisez un champ qui nécessite des valeurs valides, il est obligatoire d'adapter les valeurs de votre flux source. Si ces valeurs ne sont pas dans votre flux source, vous devez les adapter avec des rechercher/remplacer ou des règles automatiques.
  • Si le champ sert pour la création de vos produits (il est alors indiqué "Champ du flux produit") ou pour leurs mises à jour (la mention "Champ du flux produit" n'apparaît pas).

3.3 Paramétrer vos promotions / soldes

Pour rappel, seuls les produits avec une promotion égale ou supérieure à 30% seront diffusés sur Privalia. Il est donc obligatoire de proposer des promotions. 

Rendez-vous dans l'onglet "Gestion du flux" > "Matching Champs", et réalisez le matching suivant.

Hors promotions et soldes, ces champs doivent être renseignés :

  • C21-RRP_WO_VAT : Renseignez ici le prix barré de votre produit. Attention, ce champ fait partie du flux "produit", c'est à dire qu'il n'est plus modifiable une fois que le produit est créé. Vous devrez vous rapprocher de votre chargé(e) de compte Privlia si vous souhaitez modifier cette donnée ultérieurement.
  • price : Renseignez ici le prix de vente de votre produit. Ce prix doit être inférieur d'au moins 30% à celui indiqué dans le champ "C21-RRP_WO_VAT"

Pour connaître les champs à renseigner pour les promotions et soldes, consultez notre guide dédié.

3.4 Paramétrer vos frais de port

Vous devrez utiliser le champ "C15-SELLER_PRODUCT_CATEGORY" présent dans l'onglet "Matching Champs pour renseigner le montant de frais de port de vos produits. Cette donnée devra impérativement être renseignée pour que vos produits puissent ensuite être créés sur Privalia. Référez-vous au fichier de valeurs valides pour connaître les valeurs de frais de port acceptées par Privalia (exemple : 6_95_EUR).

3.5 Paramétrer vos déclinaisons

Les déclinaisons par tailles et/ou couleurs sont acceptées sur Privalia.

3.5.1 Réaliser une segmentation

Privalia ne souhaite pas recevoir les fiches parents. Vous devrez réaliser une segmentation pour exclure vos "produits parents" si votre flux source en contient.

3.5.2 Renseigner vos valeurs de déclinaisons

Pour la gestion des déclinaisons, trois champs devront être renseignés au niveau de l'onglet "Gestion du flux" > onglet "Matching champs" :

  • "C04-PHYS_REF" : Ce champ doit contenir les identifiants parents de vos produits déclinés (identifiant commun à toutes les déclinaisons d'un produit). Cette donnée est obligatoire si le produit est décliné.
  • "C06-COLOR" : Ce champ doit contenir la couleur de vos produits. Cette donnée est obligatoire si le produit est décliné sur la couleur.
  • "C18-SIZE" : Ce champ doit contenir la taille de vos produits. Cette donnée est obligatoire si le produit est décliné sur la taille. Si le produit n'est pas décliné sur la taille, la valeur attendue pour ce champ est indiquée dans la définition du champ. 

3.6 Renseigner les attributs produits

Les champs "C06-COLOR" et "C17-GENDER" requièrent des valeurs obligatoires (les valeurs du champ "C18-SIZE" sont libres), vous devez donc effectuer une correspondance entre les valeurs contenues dans votre flux source et celles de Privalia. 

Pour renseigner vos valeurs d'attributs, voici comment procéder :

Au niveau de l'onglet "Gestion du flux" > onglet "Matching Champs", matchez les champs "color", "size", "brand" et "product_target" avec les champs de votre flux source correspondants .

Puis, au niveau de l'onglet "Gestion du flux" > "Déclinaison", effectuez la correspondance entre les valeurs contenues dans votre flux source et celles acceptées par Privalia .

Voici la correspondance entre l'onglet "Matching Champs" et l'onglet "Déclinaison". Les valeurs que vous mappez dans l'onglet "Déclinaison" remonteront dans différents champs du flux optimisé, comme ceci :

  • Champ "C06-COLOR" : onglet "Couleurs Privalia" (attribut obligatoire)
  • Champ "C17-GENDER" : onglet "Genres Privalia" (attribut obligatoire)

3.7 Réaliser le mapping des catégories

Pour bien catégoriser vos produits sur Privalia, utilisez le thésaurus Privalia pour faire correspondre vos catégories à celles de la Marketplace. Pour faire ce mapping, il faut se rendre dans l'onglet "Gestion des Offres" :

  • Ouvrir le thésaurus Privalia 
  • Rechercher votre catégorie dans le thésaurus (effectuez un « Ctrl+F » pour rechercher le mot clé souhaité)
  • Cliquer sur la ligne correspondante
  • Cliquer sur "ENREGISTRER"

Pensez à bien cliquer sur "ENREGISTRER" une fois l'opération effectuée.

3.8 Onglet Options

Dans l'onglet "Options" de votre flux Privalia, vérifiez les différents points et modifiez-les au besoin. Pour plus de détails sur cet onglet, consultez notre tutoriel "Onglet Options".

3.9 Vérifier vos valeurs dans votre flux optimisé

Pour vérifier les données envoyées au diffuseur, consultez le flux optimisé. Toutes les optimisations réalisées dans Lengow sont visibles IMMEDIATEMENT (règles automatiques, rechercher/remplacer, matching…).

Remarque : Vérifiez votre flux optimisé le plus régulièrement possible pour vous assurer que vos paramétrages s'appliquent bien à tous vos nouveaux produits.

4. Intégration de votre catalogue chez Privalia

Si les données de votre flux optimisé correspondent à vos attentes et à celles de Privalia, vous pouvez envoyer vos produits sur Privalia. Pour cela, vous devez :

  • Vérifier qu'il n'y ait pas de règles dans votre Mirakl Privalia
  • Renseigner les identifiants API dans Lengow
  • Consulter le rapport d'intégration produits et offres

Pour rappel, votre boutique vendeur Privalia doit être créée sur votre interface Mirakl pour publier vos produits sur Privalia. Rapprochez-vous de votre chargé de compte Privalia si vous avez besoin d'aide sur ce point.

4.1 Assistant de configuration Mirakl

Si vous avez créé des règles à l'aide de l'assistant de configuration dans votre Mirakl Privalia, l'envoi des flux offres et produits peut bloquer. Pour éviter ce souci, il ne faut aucune règle au sein de votre Mirakl Privalia.

Si ces règles sont nécessaires (pour des produits non présents dans votre flux Lengow mais qui sont en ligne sur Privalia), rapprochez-vous de Privalia pour trouver une solution.

Si l'ensemble de vos produits est paramétré via Lengow, supprimez-les (en cas de doute, contactez votre chargé de compte Privalia).

4.2 Renseigner les identifiants API

Vous devez renseigner vos identifiants API dans Lengow pour pouvoir transmettre votre catalogue produits à Privalia. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans la partie "Gestion du flux" > onglet "Identifiants API":

  • "Mirakl_key" : Renseignez ici votre clé API Privalia. Pour la récupérer, rendez-vous dans votre espace Mirakl, cliquez sur l’adresse mail ("Mon compte") en haut à droite, puis sur "générer une clé API". Si votre clé API est amenée à changer, il faudra également la modifier dans votre compte Lengow. Exemple de clé API : b36a2665-109a-4135-a0f0-460d70568ca4.
  • "Mirakl_storeid" : Renseignez ici votre identifiant Mirakl. Pour le trouver, connectez-vous sur votre espace Mirakl Privalia et cliquez sur "Boutique" > "Paramètres" (visible en haut de page : identifiant : XXXX).

Pensez bien à enregistrer vos modifications en appuyant sur "Appliquer".

Remarque : Vous vendez sur plusieurs pays ? Faîtes attention à renseigner le bon identifiant Mirakl de votre boutique (Mirakl_storeid) ! Si vous vendez sur plusieurs pays, vous avez différentes boutiques. A chaque boutique correspond un identifiant Mirakl. Si vous renseignez le même identifiant Mirakl sur plusieurs flux, cela créera des erreurs pour la création de vos produits et pour la remontée des commandes sur Lengow.

La clé API (Mirakl_key) reste identique quelque soit le pays.

4.3 Envoi du catalogue

Deux flux distincts sont envoyés à Privalia :

  • Flux Produits : il permet l'intégration et la création des produits. Il est transmis à Privalia une fois par jour aux alentours de 1h30. Si vos produits ne sont pas en erreur, ils seront créés côté Privalia et apparaîtront en ligne sous 48h, suite à l’envoi du flux offres.
    Note : Vous devez impérativement prévenir votre chargé(e) de compte Privalia lorsque vous soumettez un nouveau catalogue produits dans votre interface Mirakl.
  • Flux Offres : il permet la mise à jour des prix, stock… Il est envoyé à Privalia toutes les heures. Lorsque le flux offre est reçu par Privalia, la mise à jour est quasiment immédiate sur le site Privalia.

4.4 Rapport d'intégration produits et offres

Nous vous invitons à consulter les rapports d’intégration produits et offres pour vérifier que vos produits sont bien paramétrés, que ce soit au niveau de la création des produits (flux produits) ou des mises à jour (flux offres). Ces rapports ne contiennent que les articles de votre catalogue rejetés par Privalia. Pour chacun de vos produits en erreur, Privalia vous spécifie la raison du rejet.

Note : Si l’ensemble de vos produits a bien été intégré et mis à jour, l'ensemble du catalogue produits apparaît sans la colonne "errors".

Note 2 : Si le rapport d’intégration produits et/ou offres est vide, cela signifie qu'il n'est pas encore disponible.

Les rapports d’intégrations produits et offres sont visibles et téléchargeables :

  • au niveau de l'onglet "Historique des indexations" > "Rapports d'intégration" > cliquez sur le lien bleu "Report"
    • Rapport d'intégration du flux produits : Type = "product" 
    • Rapport d'intégration du flux offres : Type = "offer" 

  • dans votre espace Mirakl Privalia. Voici comment y accéder :
    • Rapport d'intégration du flux produits : onglet "Mon stock" > "Importer des offres par fichier" > "suivi d'import des produits"
    • Rapport d'intégration du flux offres : onglet "Mon stock" > "Importer des offres par fichier" > "suivi d'import des offres"

5. Dépublier / Supprimer un produit

5.1 Dépublication d'un produit

Lengow peut mettre à jour uniquement les produits qui sont présents dans votre flux source.

Pour désactiver un produit en ligne sur Privalia, indiquez une quantité à « 0 » dans Lengow (à l’aide d’une règle automatique ou directement dans la fiche produit par exemple).

ATTENTION : Si le produit n'est plus transmis à Privalia (sans avoir été envoyé en quantité à 0), l'offre restera visible sur Privalia avec les dernières informations de stock connues par Privalia.

Par défaut, Privalia fonctionne par mise à jour de données et non par écrasement.

Lengow a mis en place une sécurité qui permet de conserver les produits virtuellement lorsqu'ils disparaissent de votre flux source. Ils sont contenus dans la catégorie « virtual products », au niveau de l'onglet "Gestion des Offres". Cependant, afin d'éviter tout problème de sur-vente, veillez à conserver les produits hors stock dans votre flux source pendant 1 à 2 jours, avec une quantité de 0 unité. Ainsi, l'information "produit indisponible" sera bien envoyée à Privalia.

5.2 Supprimez un produit de votre back office Mirakl

Vous pouvez supprimer une ou plusieurs annonces produit sur votre back office Mirakl Privalia directement depuis Lengow. Pour cela, vous devrez utiliser le champ Update-Delete de Privalia et indiquer la valeur "delete" dans ce champ. Cela permet la suppression d’un produit sur Privalia et sur le back office Mirakl.

Voici comment procéder :

1 / Créez un champ virtuel "Privalia_update_delete" au niveau de la "Gestion du Flux" > onglet "Flux Source".

2 / Matchez ce champ avec le champ Privalia du même nom au niveau de la "Gestion du Flux" > onglet "Matching Champs". Enregistrez en cliquant sur "Modifier les champs du flux" en bas de page.

3 / Deux possibilités :

  • Recherchez votre produit au niveau de la "Gestion des Offres" et ouvrez sa fiche produit. En bas de la fiche produit, indiquez "delete" dans le champ "Privalia_update_delete"  et enregistrez vos modifications .

  • Créer une règle automatique comme suit (exemple donné pour le produit 67 du catalogue produits, veillez à bien adapter la condition selon vos besoins) :

L'information "delete" sera automatiquement reprise dans le flux optimisé et transmise à Privalia. Les produits disparaîtront alors de votre interface Mirakl.

Remarque : Pour supprimer l'ensemble de votre catalogue, rendez-vous dans "Gestion du flux" > "Matching Champs" et enlevez le matching dans la colonne "champ marchand" au niveau du champ "update-delete" si vous en avez réalisé un au préalable.
Indiquez ensuite la valeur "delete" dans la colonne "champ personnalisé" au niveau du champ "update-delete" de Privalia.

6. Gestion des commandes

6.1 Horaire de récupération des commandes

Lengow récupère les commandes passées chez Privalia toutes les heures.

6.2 Traitement des commandes

1 / Lorsqu'une nouvelle commande est passée sur Privalia, elle descend dans Lengow dans l'onglet "Nouvelles Commandes". A ce stade, vous pouvez soit :

Accepter la commande : elle passera alors en attente d'expédition (onglet "Commandes en attente d'expédition")
Refuser la commande : elle sera alors automatiquement renvoyée à Privalia en tant que commande annulée. Cette commande ne sera pas à traiter, le client sera prévenu par Privalia que sa commande est annulée.

Remarque 1 : Il est possible d'automatiser cette étape en acceptant automatiquement les commandes. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Commandes" > onglet "Automatisation des commandes" > cochez la case "Privalia".

Enregistrer en cliquant sur "Enregistrer les paramètres".

Attention : En activant cette option, vous devez vous assurer de pouvoir honorer l'ensemble de vos commandes.

2 / Lorsque votre commande est dans l'onglet "Commandes en attente d'expédition", vous devez préparer votre commande et l'envoyer au client. Lorsque cela sera fait, confirmez l'envoi. La commande passera alors dans l'onglet "Commandes expédiées".

Si vous avez choisi un suivi comme mode de livraison, c'est à cette étape que vous renseignez le transporteur et le numéro de tracking colis.

Remarque 2 : Si vous utilisez un de nos modules ou notre webservice pour importer les commandes dans votre back office e-commerce, c'est à partir du statut "SHIPPING" (onglet "Commandes en attente d'expédition") que la commande est importable dans votre back office. Lorsque vous aurez traité la commande et confirmé l'envoi depuis votre back office, la commande passera automatiquement dans l'onglet "Commandes expédiées" dans Lengow.

3 / Lorsque votre commande est dans l'onglet "Commandes expédiées", nous informons Privalia que votre commande a été envoyée au client. Privalia se charge alors de prévenir le client que la commande a été expédiée.

6.3 Annulation d'une commande

Pour annuler une commande après la première étape d'acceptation, vous devez contacter votre chargé de compte Privalia.

6.4 Les différents statuts de vos commandes Privalia

Les commandes passent par différents onglets sur Lengow durant le processus de traitement de vos commandes Privalia :

  • Nouvelles commandes
  • Commandes en attente d'expédition
  • Commandes expédiées
  • Commandes annulées

Dans chaque onglet, différents statuts sont visibles en dessous du numéro de votre commande Privalia.

Voici une explication par onglet pour chaque statut. Pour plus de détails à ce sujet, merci de contacter directement votre chargé de compte Privalia :

6.4.1 Nouvelles commandes

"STAGING" : Statut "attente de scoring", la commande passe dans un système anti-fraude.
"WAITING_ACCEPTANCE" : Statut "en attente d’acceptation de la commande". C’est à ce statut que vous acceptez ou refusez la commande.
"WAITING_DEBIT" : La demande de débit de la commande est en cours.
"WAITING_DEBIT_PAYMENT" : Le paiement de la commande est en cours.

6.4.2 Commandes en attente d'expédition

"SHIPPING" : La commande est en attente d’expédition. C’est à ce statut que vous validez l’expédition de la commande.
"INCIDENT_OPEN" : Le client a ouvert un litige, rendez-vous dans votre Mirakl Privalia pour le traiter.
"INCIDENT_CLOSED" : Le litige du client est clôturé.
"WAITING_REFUND" : Une demande de remboursement est en cours, rendez-vous dans votre Mirakl Privalia pour la traiter.
"WAITING_REFUND_PAYMENT" : Le remboursement de la commande est en cours.

6.4.3 Commandes expédiées

"SHIPPED" : Statut "envoyée", la commande est envoyée et est en cours d’acheminement.
"RECEIVED" : Statut "reçue", le client a reçu la commande.
"CLOSED" : Statut "clôturée", le client a reçu la commande et n’a pas ouvert de litige.

6.4.4 Commandes annulées

"CANCELED" : La commande a été annulée par le marchand ou le client.
"REFUNDED" : La commande a été remboursée.
"REFUSED" : La commande a été refusée par le marchand lors de l’action.

7. Contact Privalia

Andrea Carobolanteandrea.carobolante@privalia.com ) : A contacter pour débuter le partenariat avec Privalia IT.
support.marketplace@privalia.com : A utiliser si vous rencontrez des difficultés lors de la phase d’intégration de votre catalogue produits.
accountmanagement.marketplace@privalia.com : A utiliser pour toute demande ultérieure à l’intégration de votre catalogue produits.